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Die Evaluationsstelle der Universität Zürich (UZH) führt regelmässig Evaluationen für alle Bereiche der Universität durch. Das Evaluationsreglement (ER) der UZH regelt den Zweck der Evaluation und legt Konzept, Auftrag, Organisation und Kompetenzen der Evaluationsstelle fest. Das Evaluationsverfahren umfasst in der Regel eine Selbstevaluation (Selbstevaluationsbericht, ggf. ergänzt durch Befragungsberichte und Berichte zur Publikationstätigkeit) und eine Evaluation durch externe Expert*innen. Für die Erstellung evidenzbasierter Selbstevaluationen ist es notwendig, dass den evaluierenden Stellen Zugang zu allen Informationen (= Sach- und Personendaten) gewährt wird und die Angehörigen der evaluierten Einheiten mitwirken, indem sie u. a. an Befragungen und an Gesprächen mit den externen Expert*innen teilnehmen.
Da Datenschutz für die UZH ein wichtiges Anliegen ist, möchten wir Sie im Folgenden darüber unterrichten, welche Personendaten die UZH im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen von Teilnehmenden in den Evaluationsverfahren zu welchem Zweck erhebt, weiter bearbeitet und bekannt gibt, wie lange die Personendaten aufbewahrt werden, zu welchem Zeitpunkt Personendaten anonymisiert und/oder vernichtet werden, und welche Massnahmen getroffen worden sind, um für die Sicherheit dieser Personendaten zu sorgen.
Die erhobenen Informationen dienen den im Evaluationsreglement bzw. in den Evaluationsaufträgen und der jeweiligen Evaluationsvereinbarung definierten Zwecken, namentlich der Erhebung und Weiterentwicklung der Qualität der wissenschaftlichen Arbeit in Forschung, Lehre und Dienstleistung sowie der Qualität der Arbeit in der Leitung und Verwaltung. Gegenstand und Zweck der Evaluation sind in § 6 und § 2 ER festgelegt.
Soweit möglich werden bereits vorhandene Informationen verwendet und als Grundlage für Auswertungen genutzt. Falls Angaben nicht vorhanden sind, können auch Befragungen und Erhebungen durchgeführt werden.
Im Rahmen von Selbstevaluationsberichten werden je nach Evaluationsschwerpunkt folgende Personendaten erhoben und/oder ausgewertet:
Befragungsberichte basieren auf Befragungen mittels externen Umfragetools oder mittels Papierfragebögen. Die Befragungsteilnehmenden werden vor jedem Evaluationsverfahren informiert, welche Personendaten für welchen konkreten Evaluationszweck erhoben werden und willigen in die Datenbearbeitung ein. Es werden nur solche Personendaten erhoben, die für den Evaluationszweck zwingend erforderlich sind. Die Fragen und Antworten werden möglichst so erhoben, dass ein Rückschluss auf die Befragungsteilnehmenden nicht möglich ist. Zahl und Umfang der Fragen, die eine Identifizierung von Befragungsteilnehmenden ermöglichen können, werden auf das jeweils notwendige Mass beschränkt.
Werden Freitextfelder innerhalb der Befragung verwendet, werden die Befragungsteilnehmenden darauf hingewiesen, dass durch den Inhalt ihrer Äusserung eventuell ein Rückschluss auf ihre Person möglich ist.
Die Auswertung der erhobenen Informationen erfolgt nur zu den in § 2 ER genannten Zwecken.
Die unmittelbar identifizierbaren Personendaten (z. B. Name, E-Mail) werden nach Abschluss der Erhebungsphase und vor der Datenauswertung vernichtet, sodass möglichst bereits vor der Auswertung anonymisierte Daten oder Daten, deren Bestimmbarkeit nur mit einem nach der allgemeinen Lebenserfahrung unverhältnismässigen Aufwand möglich ist, vorliegen.
Fragen, die von weniger als 5 Teilnehmenden beantwortet werden, werden nicht ausgewertet. Darüber hinaus unterbleibt eine Auswertung nach spezifischen Kriterien (z. B. Geschlecht), wenn nur fünf oder weniger Personen an der Befragung teilgenommen haben, auf die diese Parameter zutreffen.
Die Antworten auf offene Fragen (Freitext) werden im Originalwortlaut im Ergebnisbericht aufgelistet. Die Befragungsteilnehmenden werden daher aufgefordert, ihre Antworten so zu gestalten, dass eine Identifikation ihrer eigenen Person oder von Dritten nicht möglich ist. Aussagen, durch die die eigene Person oder Dritte identifiziert werden können, werden weitest möglich so verändert, dass diese Personendaten anonymisiert werden. Die Teilnehmenden werden darauf hingewiesen, dass durch den Inhalt ihrer Äusserung dennoch eventuell ein Rückschluss auf ihre Person oder auf Dritte möglich ist.
Stellungnahmen der Angehörigen der evaluierten Einheit zum Expert*innenbericht werden im Originalwortlaut und unter Nennung der Namen der Verfasser*innen im Evaluationsbericht aufgenommen.
Die zu Zwecken der Evaluation erhobenen Daten werden auf Servern der UZH gespeichert. Papierfragebögen werden im Archiv der Evaluationsstelle aufbewahrt.
Mit der Datenbearbeitung im Rahmen der Evaluation können Dritte (Dienstleister) beauftragt werden. Die Datenbearbeitung durch Dritte kann die Erfassung (z. B. durch externes Befragungstool), Auswertung und Speicherung umfassen. Jede Bearbeitung von Informationen im Auftrag der UZH durch Dritte wird durch spezifische rechtliche, technische und organisatorische Massnahmen abgesichert, um die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen zu gewährleisten. Der Dritte darf die Daten nur so – wie von der UZH vorgegeben – bearbeiten. Er muss dieselben Sicherheitsanforderungen in Bezug auf die Gewährleistung von Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität erfüllen.
Die UZH setzt technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen ein, damit die Informationen (= Sach- und Personendaten), die sie im Rahmen der Evaluationsverfahren erhebt und weiter bearbeitet, vertraulich bleiben und vor zufälligen oder unrechtmässigen Zugriffen, Veränderungen oder Offenlegungen sowie vor Verlusten und Zerstörung geschützt werden. Ein Zugriff auf die Informationen erfolgt ausschliesslich nach dem Grundsatz der Erforderlichkeit. Es haben nur diejenigen Personen Zugriff auf die Evaluationsdaten, die aufgrund ihrer Funktion und Aufgabe auf diese Daten zugreifen müssen.
Die Online-Befragungen werden mittels eines externen Online-Portals durchgeführt. Die Daten werden im Online-Portal nur SSL-verschlüsselt übertragen. Jeder Befragungsteilnehmende erhält eine persönliche Zugangskennung, die ihm ermöglicht, die Befragung auch zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen. Bei jedem Zugriff werden die Zugriffszeit und die IP-Adresse gespeichert. Zum Schutz der Personendaten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust wird täglich ein System-Backup erzeugt.
Die Weitergabe von Ergebnissen der Evaluation, die Personendaten beinhalten, ist nur mit Einwilligung der betroffenen Person zulässig. Ohne Einwilligung dürfen solche Evaluationsdaten nur weitergegeben werden, wenn dies im Rahmen zwingender Rechtsvorschriften (z. B. behördlichen Aufforderungen, Gerichtsbeschlüssen) oder zum Zweck der Rechts- oder Strafverfolgung (z. B. im Fall von Angriffen auf die UZH-Netzinfrastruktur) erforderlich ist. Eine Bekanntgabe an Dritte zu anderen Zwecken findet nicht statt.
Evaluationsergebnisse fliessen ausschliesslich in aggregierter Form in die Evaluationsberichte ein. Die Evaluationsstelle leitet die Evaluationsberichte den Leitungspersonen und den Mitarbeitenden der evaluierten Einheit sowie den universitären Leitungsorganen weiter (Dekanat, Universitätsleitung, ggf. Spitalleitung, Universitätsrat).
Die Personendaten werden vernichtet, sobald ihre Kenntnisse zur Aufgabenerfüllung im Rahmen der durchgeführten Evaluation nicht mehr erforderlich sind. Unabhängig davon werden die Auswertungsdateien und Rohdaten, sofern sie personenbezogen sind, spätestens 2 Jahre nach der Erhebung vernichtet.
Die Teilnehmenden können die Einwilligung in die Bearbeitung jederzeit durch schriftliche Mitteilung an die Evaluationsstelle ganz oder teilweise für die Zukunft widerrufen und beantragen, dass alle bis dahin erhobenen Daten gelöscht werden, sofern eine Löschung der erhobenen Daten die Verwirklichung des Evaluationszwecks nicht unmöglich macht oder ernsthaft gefährdet. Die Teilnehmenden erhalten darüber hinaus auf Antrag Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten. Entsprechende Anträge sind schriftlich an die Evaluationsstelle zu richten.
Universität Zürich
Evaluationsstelle
Mühlegasse 21
8001 Zürich
